ERP-Auswahl: So finden Sie das passende System!

Ein neues ERP-System ist keine IT-Anschaffung, sondern eine strategische Weichenstellung: Prozesse, Datenqualität, Reporting, Automatisierung und Skalierbarkeit hängen über Jahre daran. Genau deshalb scheitern ERP-Auswahlen selten an „zu wenig Software“, sondern an unklaren Zielen, unpräzisen Anforderungen und nicht vergleichbaren Demos.

Die gute Nachricht: Die meisten Hersteller- und Partnerpublikationen sind sich in den Grundprinzipien erstaunlich einig. Unten finden Sie ein praxiserprobtes Vorgehen, das diese Prinzipien bündelt und in einen klaren Auswahlprozess übersetzt.

Schritt 1: Beginnen Sie mit Zielen und Nutzen – nicht mit Funktionen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, definieren Sie messbare Ziele: Wachstum, kürzere Durchlaufzeiten, bessere Lieferfähigkeit, weniger Medienbrüche, verlässliche Deckungsbeiträge, höhere Datenqualität.

Praxis-Tipp: Formulieren Sie 5–10 „Outcome“-Ziele (z. B. „Planung tagesaktuell“, „Lieferterminzuverlässigkeit +X%“) und ordnen Sie jedem Ziel 1–2 KPIs zu.

Schritt 2: Projektteam & Governance – früh klären

Ein ERP-Projekt braucht ein belastbares Kernteam (Fachbereich, IT, Controlling, ggf. Produktion/Logistik) plus klare Entscheidungswege. Auswahl, Umsetzung und Change sollten früh mitgedacht werden.

Praxis-Tipp: Legen Sie fest: Wer entscheidet final, wer liefert Input, wer testet, wer trägt Budgetverantwortung?

Schritt 3: Prozesse sichtbar machen, bevor Sie Systeme bewerten

Wenn Prozesse nicht dokumentiert sind, wird der Anforderungskatalog entweder zu grob („wir brauchen Einkauf“) oder zu chaotisch („1000 Wunschpunkte“). Starten Sie mit Kernprozessen und markieren Sie Medienbrüche/Excel-„Schattenprozesse“.

Praxis-Tipp: Starten Sie mit 8–12 Kernprozessen (z. B. Order-to-Cash, Procure-to-Pay, Plan-to-Produce, Service, Projektgeschäft).

Schritt 4: Anforderungen strukturieren (Muss/Kann) – und „Wunschlisten“ vermeiden

Ein häufiger Stolperstein sind ungefilterte Wunschlisten. Besser: strukturierte Anforderungen mit Priorisierung und Bewertung.

Bewährte Struktur für Anforderungen:

• Business-Anforderungen: Prozess, Ausnahmefälle, Rollen, KPIs

• Daten & Reporting: Stammdaten, BI/Controlling, Nachvollziehbarkeit

• Technik & Integration: Schnittstellen, APIs, Security/Compliance

• Betrieb: Cloud/On-Prem/Hybrid, Updates, Verfügbarkeit

• Einführung: Schulung, Migration, Key User Konzept, Change

Schritt 5: Longlist → Shortlist (3–5 Anbieter) – mit klaren Ausschlusskriterien

Verdichten Sie die Marktsichtung auf wenige Anbieter. Entscheidend sind harte Ausschlusskriterien und die Passung zu Ihrem Geschäftsmodell.

Praxis-Tipp: Definieren Sie 5 harte Ausschlusskriterien (z. B. zwingende Branchenfunktion, kritische Integration, Betriebsmodell, Budgetrahmen, Internationalisierung).

Schritt 6: RFP/Lastenheft so formulieren, dass Anbieter vergleichbar antworten

Ein häufiger Fehler: Anbieter liefern Hochglanzantworten, die sich nicht vergleichen lassen. Besser: Use-Cases + Bewertungsskala.

Praxis-Tipp: Statt „Hat Produktionsplanung?“ formulieren Sie: „Planung für 4 Werke, 2 Schichtmodelle, Rüstzeiten, Engpassmaschine – zeigen Sie das im Standard.“

Schritt 7: Demos nur mit Demo-Skript – sonst gewinnen die besten Verkäufer

Ohne Demo-Skript sehen Sie „Standardfolie + Best-Case“. Mit Demo-Skript sehen Sie Ihr Geschäft. Nutzen Sie 6–10 Demo-Szenarien, darunter 2 „hässliche“ Ausnahmefälle (Reklamation, Teillieferung, Eilauftrag, Sonderkalkulation).

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Szenarien inkl. Testdaten und erwarteten Ergebnissen (Belege, Auswertungen, Rollen).

Schritt 8: Partnerauswahl ist Teil der ERP-Auswahl (nicht nachgelagert)

Ein gutes Produkt scheitert an schwacher Implementierung. Bewerten Sie Produkt und Implementierungspartner getrennt: Methodik, Branchenreferenzen, Teamstabilität, Test-/Migrationsansatz, Supportmodell, Change-Kompetenz.

Praxis-Tipp: Legen Sie eine Partner-Scorecard an und gewichten Sie Kriterien (z. B. Methodik 25%, Branchenfit 25%, Team 20%, Test/Migration 20%, Support 10%).

Schritt 9: TCO, Roadmap und Updatefähigkeit realistisch bewerten

Funktionalität ist nur ein Teil. Kalkulieren Sie Total Cost of Ownership (Lizenzen/Abos, Implementierung, Schnittstellen, Schulung, interne Ressourcen, Betrieb/Updates). Prüfen Sie Roadmap, Releasezyklen, Erweiterbarkeit und Integration.

Was Hersteller und Anbieter typischerweise betonen – und was das für Ihre Auswahl bedeutet

• Strategischer Fit vor Funktionsliste: ERP-Auswahl beginnt bei Unternehmenszielen, Nutzen und messbaren Erfolgskriterien (KPIs) – nicht bei Feature-Checks.

• Prozessorientierung: Kernprozesse und Ausnahmefälle müssen verstanden und dokumentiert sein, sonst sind Anforderungen und Demos nicht belastbar.

• Anforderungskatalog/Lastenheft als Vergleichsgrundlage: Struktur (Muss/Kann), klare Begriffe, nachvollziehbare Prioritäten und Akzeptanzkriterien.

• Standardabdeckung statt Individualisierung: Möglichst viel im Standard lösen; Customizing nur dort, wo es echten Wettbewerbsvorteil oder zwingende Compliance gibt.

• Demos müssen vergleichbar sein: Demo-Skripte/Use-Cases mit realistischen Daten und klarer Bewertungsskala, inklusive „schwieriger“ Szenarien.

• Implementierungspartner als Erfolgsfaktor: Methodik, Teamqualität, Branchenkenntnis, Migration/Test, Change und Supportmodell sind mindestens so wichtig wie die Software.

• Betriebsmodell & Updatefähigkeit: Cloud/On-Prem/Hybrid, Releasezyklen, Updateprozesse, Erweiterbarkeit und Integrationsfähigkeit (APIs/Schnittstellen).

• Datenqualität & Migration: Stammdaten-Governance, Datenbereinigung, Migrationsstrategie und Verantwortlichkeiten früh festlegen.

• Transparente Gesamtkosten: Betrachtung von TCO (Lizenzen/Abos, Implementierung, Schnittstellen, Schulung, interne Ressourcen, Betrieb, Weiterentwicklung).

• Einführung als Change-Projekt: Key-User-Konzept, Schulung, Kommunikation und Akzeptanzmanagement sind integraler Bestandteil – nicht „nachgelagert“.

• Roadmap und Zukunftsfähigkeit: Produkt- und Anbieterstrategie, Weiterentwicklung, Ökosystem/Integrationen und Skalierbarkeit für Wachstum.

Mini-Checkliste: 12 Fragen, die Ihre Shortlist sofort besser machen

1. Welche 5 Outcomes müssen nach 6–12 Monaten messbar besser sein?

2. Welche 10 Kernprozesse sind „Make-or-Break“?

3. Welche 5 Ausschlusskriterien gelten hart?

4. Wo darf Standard nicht ausreichen (Compliance/Traceability/Kalkulation)?

5. Welche 2–3 Ausnahmefälle müssen im Demo-Skript zwingend gezeigt werden?

6. Welche Daten migrieren Sie wirklich – und wer verantwortet Stammdatenqualität?

7. Welche Integrationen sind kritisch (Shopfloor, EDI, CAD/PDM, CRM, BI)?

8. Welches Betriebsmodell brauchen Sie (Cloud/Hybrid/On-Prem) – und warum?

9. Wie sieht der Update-/Releaseprozess aus, und was bedeutet das für Anpassungen?

10. Wie wird getestet (Szenarien, Abnahmen, Key User Konzept)?

11. Wie bewerten Sie Implementierungspartner objektiv?

12. Welche internen Ressourcen stehen realistisch zur Verfügung (Zeit, Kompetenz)?

Fazit

Eine gute ERP-Auswahl ist kein Bauchgefühl und keine Feature-Rallye, sondern ein vergleichbarer Entscheidungsprozess: Ziele → Prozesse → Anforderungen → Shortlist → Demo-Skript → Bewertungsmatrix → Partnercheck → TCO/Roadmap.

Wenn Sie möchten, unterstütze ich Sie herstellerneutral mit einer sofort nutzbaren Arbeitsgrundlage: Anforderungskatalog (Muss/Kann), Demo-Skripte, Bewertungsmatrix und eine Entscheidungsunterlage – damit Sie Anbieter fair und belastbar vergleichen.