Von der Zahl zur Strategie - wie Controlling Unternehmen erfolgreich macht

Was ist Controlling eigentlich?

Controlling ist mehr als nur Zahlen sammeln. Es ist ein systematischer Prozess, der Ihnen hilft, Ihr Unternehmen besser zu verstehen und gezielt zu steuern. Dabei geht es darum, Daten zu erfassen, auszuwerten und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Ziel des Controlling ist es:

• Transparenz zu schaffen,

• Entscheidungen datenbasiert zu treffen,

• Risiken frühzeitig zu erkennen,

• Chancen zu nutzen.

Und ja, das gilt auch für kleine Unternehmen. Denn gerade hier sind die Ressourcen oft begrenzt – und genau deshalb ist es so wichtig, sie effizient einzusetzen.

Die Gefahren der Führung „über den dicken Daumen“

Ohne ein systematisches Controlling laufen Sie Gefahr, wichtige Entwicklungen zu übersehen. Es drohen Liquiditätsengpässe durch fehlende Übersicht über kurzfristige Verbindlichkeiten. Wenn Sie Ihre kurzfristigen Verbindlichkeiten nicht im Blick haben, kann es schnell knapp werden. Steigende Materialkosten führten in den letzten Jahren zu massiven Kostenexplosionen im Beschaffungsbereich. Auch eine zu hohe Fixkostenquote können Ihre Rentabilität gefährden.

Ohne klare Zahlen ist es schwer, fundierte Entscheidungen zu treffen – sei es bei Investitionen oder der Preisgestaltung. Ein isolierter Blick auf den Zielumsatz reicht nicht aus. Denn was nützt ein hoher Umsatz, wenn die Kosten außer Kontrolle geraten oder die Liquidität nicht stimmt?

Womit anfangen?

1. Setzen Sie Prioritäten

Sie müssen nicht alle Kennzahlen auf einmal erfassen. Beginnen Sie mit den wichtigsten KPIs, die für Ihr Unternehmen relevant sind – zum Beispiel:

Liquidität - die kurzfristige Zahlungsfähigkeit

Eine gute Liquidität 1. Grades sorgt dafür, dass Sie kurzfristige Rechnungen bezahlen können. So vermeiden Sie Zahlungsengpässe, bleiben handlungsfähig und eine steigende Belastung durch Mahngebühren und vermeidbare Prozessschleifen.

Rentabilität (Brutto- und Nettomarge)

Die Rentabilität zeigt, wie effizient Ihr Unternehmen Gewinne erwirtschaftet. So gewährleistet eine hohe Marge mehr Spielraum für aufkommende Investitionen und geplantes Wachstum. Eine sinkende Marge hingegen, kann auf steigende Kosten oder zu niedrige Preise hinweisen. Wichtig ist es die Brutto- wie auch die Nettomarge gleichermaßen zu betrachten.

Verschuldungsgrad (finanzielle Stabilität)

Der Verschuldungsgrad zeigt, wie stark Ihr Unternehmen fremdfinanziert ist. Die Höhe des Verschuldungsgrad ist von Branche zu Branche unterschiedlich und sollte bei geplanten Investitionen genauer betrachtet werden. Eine zu hohe Verschuldung kann die finanzielle Flexibilität einschränken und Risiken erhöhen.

2. Nutzen Sie einfache Tools

Sie brauchen keine teure Software, um Controlling zu betreiben. Tools wie Excel, Google Sheets oder kostenlose Cloud-Lösungen reichen oft aus, um die wichtigsten Kennzahlen zu erfassen und auszuwerten.

Der Betriebswirtschaftliche Auswertungsbogen (BWA) ist ein bewährtes Instrument, um die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens monatlich zu überwachen. Sie zeigt Umsätze, Kosten und den Betriebserfolg auf einen Blick und hilft Ihnen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Ein beispielhafter Aufbau einer BWA ist u. a. auf fuer-gruender.de zu finden.

3. Führen Sie regelmäßige Monatsauswertungen durch

Controlling ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Planen Sie regelmäßige Monatsauswertungen, um Ihre Zahlen immer im Blick zu haben. Dazu gehören u. a. auch die Umsatz- und Kostenentwicklung, Liquiditätsprognosen und Analyse der wichtigsten KPIs.

4. Integrieren Sie Personalzahlen in Ihr Controlling

Neben finanziellen Kennzahlen sind auch Personalzahlen entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Krankheitsquote

Eine hohe Krankheitsquote kann auf Überlastung oder Unzufriedenheit im Team hinweisen. Eine niedrige Quote zeigt, dass Ihre Mitarbeiter gesund und motiviert sind. Häufige Ausfälle können die Produktivität beeinträchtigen und Kosten erhöhen.

Umsatz pro Kopf

Diese Kennzahl zeigt, wie produktiv Ihre Mitarbeiter sind. Ein hoher Umsatz pro Kopf deutet auf effiziente Prozesse und gut ausgelastete Mitarbeiter hin. Ein niedriger Wert kann auf Überkapazitäten oder ineffiziente Arbeitsabläufe hinweisen.

5. Holen Sie sich Unterstützung

Als Virtuelle Assistenz unterstütze ich kleine Unternehmen dabei, ein effektives Controlling-System aufzubauen und zu pflegen. Von der Definition der relevanten KPIs bis zur Erstellung übersichtlicher Berichte – ich helfe Ihnen, den Überblick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Fazit

Controlling ist auch für kleine Unternehmen ein Game-Changer. Controlling ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit – unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens. Es liefert die Daten und Analysen, die Sie brauchen, um finanziell stabil zu bleiben, Risiken zu minimieren und gezielt zu wachsen.

Ganz wichtig! Sie müssen es nicht alleine machen. Als Virtuelle Assistenz unterstütze ich Sie dabei, Ihr Controlling effizient und praxisnah umzusetzen – damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: Ihr Business.

Sie möchten mehr erfahren oder brauchen Unterstützung beim Aufbau Ihres Controlling? Kontaktieren Sie mich gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Ihre Virtuelle Assistenz Koblenz für mehr Klarheit und Kontrolle in Ihrem Unternehmen.